Beveiliging bij een winkelcentrum: wie regelt wat?

Een winkelcentrum is geen losstaand pand. Het is een verzameling units, elk met eigen inrichting, eigen risico’s en eigen huurders – maar met één dak, één hoofdaansluiting en één gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de openbare delen.

Dat maakt beveiliging vaak een puzzel. Want wie zorgt voor de brandmeldinstallatie in de gang? Wie betaalt de camera’s bij de ingang?

En wat doet de huurder zelf? We lopen de belangrijkste onderdelen langs.

Brandveiligheid: collectief of individueel?

Het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) stelt eisen aan brandveiligheid op basis van de gebruiksfunctie.

In een winkelcentrum is de eigenaar – vaak een vastgoedbeheerder of VvE – verantwoordelijk voor de gemeenschappelijke ruimtes. Denk aan de hoofdentree, de hallen, de vluchtwegen en de technische ruimtes.

Daar moet een brandmeldinstallatie hangen die is ontworpen volgens NEN 2535 en een ontruimingsalarminstallatie volgens NEN 2575. Voor de individuele winkelunits ligt dat anders. De huurder is verantwoordelijk voor zijn eigen winkel. Maar in de praktijk werkt het vaak niet zo zwart-wit.

Veel winkelcentra hebben één centrale brandmeldcentrale die alle units dekt. De huurder betaalt dan via de servicekosten mee, maar de eigenaar blijft eindverantwoordelijk voor het functioneren van het systeem.

Dat betekent dat periodiek onderhoud, het bijhouden van het logboek en de jaarlijkse controle door een gecertificeerd bedrijf voor rekening van de eigenaar komen. Wel moet de huurder ervoor zorgen dat er in zijn winkel geen wijzigingen zijn die de werking van de installatie beïnvloeden – bijvoorbeeld een verlaagd plafond dat de detectie belemmert. Wat ons opvalt is dat hier nogal eens discussie over ontstaat.

Zeker als een huurder zelf een extra rookmelder plaatst zonder afstemming, of een sprinklerhoofd afdekt. Die fouten komen pas boven water tijdens een controle, en dan is het te laat. Daarom adviseren wij om bij oplevering van een huurunit duidelijke afspraken te maken over wie wat onderhoudt en wie wijzigingen mag doorvoeren.

Camerabewaking en inbraakdetectie

Voor cameratoezicht geldt een vergelijkbare verdeling. De eigenaar plaatst camera’s in de openbare delen: parkeerterrein, entrees, gangen, liften.

Dit is niet alleen voor diefstalpreventie, maar ook voor het veiligheidsgevoel van bezoekers. De huurder beveiligt zijn eigen winkel met inbraakdetectie, eigen camera’s in de winkelruimte en eventueel een stille alarmknop voor overvallen. Wilt u weten hoe u de beveiliging voor uw winkel optimaal inricht?

Let op: een camera in de algemene gang mag niet zomaar de winkel van een huurder filmen.

Dat raakt aan de AVG. Ook de bewaartermijn van beelden en toegang tot het systeem moeten geregeld zijn. Meestal is de eigenaar verwerkingsverantwoordelijke voor de publieke camera’s, maar het komt geregeld voor dat huurders vragen om mee te mogen kijken. Daar moeten duidelijke afspraken over gemaakt worden, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Voor de inbraakinstallatie van een huurder geldt: die moet voldoen aan NEN 2654 voor inbraakdetectiesystemen, vooral als de verzekeraar dat eist. En dat is meestal het geval. Een eenvoudig drukknopsysteem volstaat vaak niet; de verzekering wil zien dat er een gecertificeerd alarm hangt met doormelding naar een alarmcentrale.

Toegangscontrole: één pas voor iedereen?

In grote winkelcentra werkt men steeds vaker met een centraal toegangssysteem. Personeel van alle winkels én het centrummanagement krijgen één pas die toegang geeft tot de eigen winkel én tot gemeenschappelijke ruimtes na sluitingstijd.

Die koppeling klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is het een uitdaging.

Winkels hebben namelijk uiteenlopende openingstijden, en een pas die overal toegang geeft is niet altijd wenselijk. Wij zien dat de beste aanpak is om het toegangscontrolesysteem centraal te beheren, maar per winkel zonegewijs te programmeren. Zo kan de eigenaar van het winkelcentrum de basisregels vastleggen, terwijl de huurder zelf kan bepalen wie van zijn medewerkers toegang krijgt tot het magazijn of de kluisruimte. Koppeling met een tijdklok of een poortje bij de entree is dan een kleine moeite.

Onderhoud en beheer: geen eenmalige klus

Een beveiligingsinstallatie is geen product dat u ophangt en vergeet. Zeker in een winkelcentrum met veel verkeer en wisselende huurders is periodiek onderhoud, zoals het centraal monitoren van alle meldingen, essentieel.

Denk aan het testen van brandmelders, het vervangen van batterijen in inbraakdetectie, het controleren van camera’s op vuil of storing, en het updaten van software van toegangscontrolepanelen. De eigenaar van het centrum heeft er baat bij dat het complete systeem aantoonbaar in orde is.

Dat kan met een digitaal logboek en rapportages van een onderhoudspartij. Huurders moeten zelf zorgen voor onderhoud van hun eigen installatie, maar veel huurders besteden dat uit aan dezelfde partij die ook het centrale systeem onderhoudt – dat scheelt afstemming en voorkomt dat protocollen niet op elkaar aansluiten. Eerlijk gezegd komen wij bij winkelcentra die jarenlang geen onderhoud hebben gedaan vaker tegen dan u zou denken. Pas als de verzekeraar of de brandweer langskomt, wordt duidelijk dat er storingen zijn of dat het logboek niet klopt.

Dan staat de eigenaar ineens voor een dure herstelklus. Regelmatig onderhoud voorkomt dat.

Afstemming met verzekeraar en bevoegd gezag

Verzekeraars stellen specifieke eisen aan beveiliging van winkelcentra. Die eisen verschillen per situatie: bij het inrichten van een kledingwinkel is het belangrijk om slimme keuzes te maken, aangezien het risicoprofiel verschilt van dat van een supermarkt of een juwelier. Ook de gemeente kan via de omgevingsvergunning extra voorwaarden stellen aan bijvoorbeeld cameratoezicht of brandveiligheid.

De eigenaar moet al deze partijen bij elkaar brengen. Ons advies: leg alle afspraken over verantwoordelijkheden schriftelijk vast.

Wie regelt de meldkamercentralist? Wie voert de periodieke brandoefening uit?

Wie controleert of de vluchtdeuren niet op slot zitten? Als het misgaat, telt niet wat u bedoelde, maar wat u kunt aantonen. Een goede beheerder heeft dat op orde, met een logboek dat elk kwartaal wordt bijgewerkt.

Heeft u vragen over de verdeling van taken in uw winkelcentrum of wilt u weten hoe u het onderhoud praktisch kunt regelen?

Neem dan gerust contact met ons op. Wij denken graag mee.